Коммуникации в организации – залог продуктивного развития бизнеса

Процессы коммуникации

Формирование процессов коммуникации в организации – залог продуктивного развития бизнеса

Любая компания или небольшая фирма содержит штат сотрудников, среди которых есть разные звенья, начиная от руководителей, заканчивая менеджерами и подчинёнными. Все они взаимодействуют между собой: напрямую или посредственно, за счёт протекающих процессов коммуникации. От того, как они будут осуществляться, зависит эффективность взаимодействия трудовых ресурсов, их конечная продуктивность, а также развитие малого бизнеса и крупных компаний. Безусловно, это не может не отразиться на рентабельности всей организации. Поэтому, правильная организация труда, сообщение между рабочими и руководителями – неотъемлемая часть построения успешного бизнеса.

Что это такое?

Организация процессов коммуникации относится к теории управления организацией и предполагает контроль деятельности трудовых ресурсов, согласованности их действия. Существует достаточно много компаний со сложной организационной структурой, где есть множество подразделений, находящихся в подчинении друг друга, взаимодействующих между собой.

Здесь можно выделить сразу несколько звеньев: руководство, менеджеры разной иерархии, исполняющий персонал, рабочие, внештатные сотрудники и даже внешняя среда (партнёры, клиенты, привлечённые специалисты). Все они формируют сложную систему связей, которой необходим постоянный контроль. Без управления коммуникационных процессов возможен сбой в работе компании, несогласованность действий работников и даже снижение показателей финансовых результатов, выработки. От этого зависит и перспективы развития бизнеса в будущем.

Важен не только контроль, но правильное построение таких связей, их формирование. Для этого следует выделить несколько субъектов и элементов, которые являются частью коммуникационных процессов:

— Источник передачи сообщения (отправитель). Это может быть любое лицо, которое передаёт определённую информацию другому субъекту или сразу группе людей.

— Сообщение – информация, которая передаётся напрямую или через каналы связи: корпоративную почту, звонок, через других подчинённых, электронные средства связи и т.д.

— Получатель – лицо или группа людей, которая принимает сообщение и обрабатывает его.

О того, насколько точно будет передана информация от отправителя, по какому каналу, наличие шумов (факторов, которые мешают точности передачи сообщения), понимание её получателем будет зависеть и сам процесс коммуникации, его результат.

Пример: руководство организации ввело новое правило на производстве. Менеджер передал данное сообщение начальнику производства, но не точно сформулировал приказ. Начальник не решился задавать лишних вопросов и передал информацию по-своему. Мастера уже интерпретировали приказ в другом ключе, и рабочие поняли изменение на производстве совершенно иначе, чем его изначально сформулировало руководство. Причиной этому могут послужить многие факторы, речь о которых пойдёт далее.

Но прежде, чем изучить причины отклонения в процессах, необходимо понять всю сложность связей между работниками организации. Коммуникации могут быть разных видов:

— Вертикальная. Она не зря так названа, так как представляет собой условную вертикальную линию связи между руководством и подчинёнными любого уровня. Передача и сообщение может исходить, как от начальника к работникам (нисходящий тип), так и наоборот – восходящий тип.

— Горизонтальная. Взаимодействие и сообщение между подразделения организации, работниками одного уровня.

— Следует не забывать и о коммуникациях с партнёрами, клиентами, сторонними лицами и прочими субъектами.

Сложность этих связей ещё раз доказывает, что правильное организация процессов коммуникации на предприятии очень важна. Понимание задач, поставленных целей, позиций компании, потребностей рабочих – всё это часть этой системы сообщения. Иногда в ней могут наблюдаться сбои в виде недопонимания, недоговорённостей, неправильного понимания сообщений и т.д. В чём же причины таких процессов?

Причины неправильного формирования процессов коммуникации

Факторов, которые влияют на правильное понимание поступающей информации, множество:

— Построение системы коммуникации. При правильной организации сообщения вся информация поступает в изначальном виде, без изменений. Нет «шумов», неясностей, передачи данных не тому звену. Всё должно поступать в указанные сроки, необходимому лицу, без искажений. Это зависит от того, как была построена система средств коммуникации, связей между руководством и подчинёнными, между звеньями организации и т.д. Так, к примеру, если менеджер получил информацию, но передал её только своему звену, а не другим (сообщающимся), или передал его поздно, то возникает нарушения в коммуникации. Руководство в таком случае обязано распределить обязанности по передачи сообщений, выделить лицо, отвечающее за согласованность действий.

— Контроль. Передать сообщение – это полдела. Необходимо проанализировать, как его поняли подчинённые, выявить неточности, создать канал обратной связи для обмена информацией. Также следует проконтролировать то, как поняли задачу или послание другие звенья, есть ли у них та степень ответственности, чтобы выполнять приказы и пожелания начальства и т.д. Следует периодически проводить анализ, планирование и контроль системы сообщения.

— Человеческий (субъективный) фактор. Часто между разными уровнями коммуникации организации может возникать недопонимание. Несогласованность действий, страх перед руководством, наличие родственных связей – всё это может помешать пониманию друг друга. Обратная связь и обмен информацией может быть нарушен из-за того, что работники боятся задавать лишние вопросы или не выполняют часть своих обязанностей из-за принадлежности к семье руководства, или управляющих менеджеров. Поэтому и здесь нужен контроль, который бы разрешил все эти ситуации. Также некоторые звенья могут не выполнять свои обязанности, часть полномочий отдавать лицу, которые за них не отвечают, то есть подчинённому. Такое упущение приводит к снижению производительности и результатов работы.

Консалтинговые услуги – как выход?

В данном случае, следует уделить внимание тому, чтобы изначально правильно построить систему взаимодействия и сообщения между трудовыми ресурсами организации. Между ними должен быть налажен канал связи, наблюдаться слаженность действий, обмена информации. Если же возникли сбои, то следует выполнить аудит системы, выявить источники нарушений, основные причины. После детального анализа проводится ряд мероприятий по устранению несогласованностей. Результатом такой работы является постоянный контроль за коммуникационными процессами организации. Именно он и поможет предупредить подобные нарушения.

Рынок консалтинговых услуг представлен специалистами, которые с лёгкостью решают подобные проблемы. Именно мы готовы предложить Вам эффективный аудит и разработку мероприятий по улучшению коммуникационных процессов вашей организации. У нас есть не просто опыт, но и фундаментальные знания в данной сфере, которые подкреплены рядом успешных проектов. Убедитесь в нашем профессионализме на деле!

Вам, возможно, могут быть интересны следующие статьи:

Нужна помощь в развитии бизнеса?
Консультирование по успешному развитию стартапа (Start-Up) в СПб
Как не «прогореть» на рекламе в развитие бизнеса?
Повышение эффективности труда
Привлечение новых клиентов